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In questo post esploriamo l'importanza della gestione efficace degli Stakeholder, sintetizzando alcuni elementi trattati del nostro corso "Principi Essenziali di Project Management e Gestione degli Stakeholder".
Secondo il Project Management Institute (PMI), gli stakeholder sono definiti come:
"Individui e organizzazioni che sono attivamente coinvolti nel progetto o i cui interessi possono essere influenzati positivamente o negativamente dall'esecuzione del progetto o dal suo completamento con successo."
Questa definizione, sebbene chiara nella sua generalità, non sottolinea adeguatamente la fondamentale importanza che riveste il processo di identificazione degli stakeholder. Comprendere chi siano gli stakeholder di un progetto va ben oltre una semplice lista di nomi o ruoli: richiede infatti un'attenta analisi degli interessi, delle aspettative, e dei potenziali impatti positivi o negativi che essi possono esercitare.
L'identificazione degli stakeholder costituisce un'attività imprescindibile per garantire il successo di qualsiasi progetto. Più il progetto è complesso, vasto e articolato, più emerge chiaramente la necessità di sviluppare un piano di gestione degli stakeholder ben strutturato e approfondito. Tale piano deve delineare in maniera dettagliata le modalità di interazione, comunicazione e coinvolgimento dei vari soggetti interessati, definendo azioni specifiche per gestire le aspettative e minimizzare possibili conflitti.
Inoltre, l’identificazione degli stakeholder rappresenta un elemento strategico cruciale all’interno del processo di pianificazione del progetto, poiché ogni iniziativa progettuale è inevitabilmente inserita in un contesto sociale, economico e ambientale con cui interagisce reciprocamente. Questo implica che, se da un lato gli stakeholder possono influenzare significativamente l’andamento e il risultato del progetto, dall'altro il progetto stesso può modificare equilibri e dinamiche preesistenti nel contesto in cui si sviluppa.
Infine, l'attività di identificazione è essenziale per procedere a una classificazione efficace degli stakeholder da diverse prospettive, consentendo di valutarne attentamente il grado di influenza e impatto. Questa classificazione permette di allocare le risorse in modo più mirato e di sviluppare strategie specifiche per gestire ciascun gruppo di stakeholder, assicurando così una governance di progetto efficace e responsabile.
Esistono diverse categorie di stakeholder ed è fondamentale raggrupparli in base alla loro relazione con il Project Owner. Tra questi, il gruppo più rilevante è quello degli stakeholder contrattuali, ossia coloro che intrattengono un rapporto contrattuale con il committente del progetto. Questi stakeholder chiave richiedono un’analisi approfondita per definire linee di comunicazione efficaci e integrare nei contratti i requisiti tecnici specifici.
Un sottogruppo particolare di stakeholder contrattuali include, ad esempio, le autorità municipali, responsabili del rilascio di autorizzazioni e certificazioni necessarie per accedere a un sito pubblico o avviare i lavori di costruzione. Un altro esempio riguarda i proprietari delle reti di servizi pubblici, come linee elettriche o condutture del gas, che devono essere deviate per consentire la costruzione di un'infrastruttura come un'autostrada.
Un'altra categoria fondamentale è rappresentata dagli stakeholder ostativi, ovvero coloro che si oppongono, in tutto o in parte, alla realizzazione del progetto. Questo gruppo può includere comunità locali, associazioni ambientaliste o altri enti che rappresentano interessi specifici. La gestione di questi stakeholder deve tenere conto non solo degli aspetti tecnici e regolatori, ma anche di quelli culturali e sociali, al fine di ridurre i conflitti e facilitare il dialogo.
In alcuni progetti infrastrutturali, gli stakeholder chiave possono essere parecchie decine e la loro gestione richiede un approccio sistematico e strategico.
Gli stakeholder non sono semplicemente "soggetti coinvolti", ma attori chiave che influenzano direttamente o indirettamente il successo o il fallimento del progetto. Nel nostro corso approfondiamo una classificazione mirata che include:
È la figura centrale che traduce le esigenze del progetto e degli investitori in un sistema di governo coerente. Un committente evoluto:
✔ Garantisce l’allineamento tra strategia, obiettivi di redditività, vincoli e rischi.
✔ Implementa un sistema di Project Management contrattuale per gestire processi complessi e interrelati.
✔ Cura la costruzione di relazioni contrattuali efficaci tra i soggetti chiave.
Un sostenitore strategico che promuove il progetto all’interno dell’organizzazione e ne garantisce il supporto operativo e decisionale.
Forniamo il finanziamento del progetto e spesso richiedono garanzie e documentazione dettagliata. Le banche:
✔ Analizzano i rischi associati al progetto.
✔ Collaborano con consulenti tecnici e legali per monitorare l’andamento del progetto.
Comprendono advisor tecnici, finanziari e legali che valutano la fattibilità, la finanziabilità e la conformità contrattuale del progetto.
Include i professionisti che lavorano operativamente sul progetto, organizzati in divisioni o dipartimenti a seconda della struttura aziendale.
Sono responsabili della fornitura di beni, materiali e servizi essenziali per l'avanzamento del progetto.
Non partecipano direttamente all’esecuzione, ma hanno un ruolo chiave nel rilascio di autorizzazioni e nel rispetto delle normative vigenti.
Coloro che beneficeranno del risultato finale del progetto, siano essi clienti interni o esterni.
La gestione degli stakeholder deve essere formalizzata in un Stakeholders Management Plan, un documento che fa parte del Project Plan. Questo piano definisce strategie, strumenti e modalità operative per il coinvolgimento e la comunicazione con gli stakeholder, garantendo che le loro esigenze e aspettative siano integrate nel processo decisionale.
Alcuni stakeholder hanno un impatto significativo sull'esecuzione del progetto, ad esempio perché:
Un esempio concreto nel settore delle costruzioni evidenzia l'importanza del coinvolgimento degli stakeholder. Nei progetti infrastrutturali (ferrovie, autostrade, ponti, ecc.), esistono numerose interferenze con infrastrutture preesistenti, come:
Ciascuna di queste infrastrutture è gestita da un'entità pubblica o privata che, quindi, diventa uno stakeholder del progetto. Prima di poter procedere con la costruzione, è necessario risolvere tali interferenze attraverso accordi e soluzioni tecniche condivise.
A questi si aggiungono le numerose autorità governative, che devono rilasciare permessi e autorizzazioni per consentire l’avanzamento del progetto.
Per evitare ritardi e garantire un flusso di lavoro efficiente, è fondamentale ingaggiare questi stakeholder fin dalle prime fasi del progetto, gestendoli con strategie di comunicazione e negoziazione adeguate.
Nei progetti di grandi dimensioni, la complessità della gestione degli stakeholder rende necessaria la figura dello Stakeholder Manager, un professionista specializzato nel coinvolgimento degli stakeholder. Il suo compito principale è quello di:
In sintesi, la gestione degli stakeholder è un processo strutturato e strategico, che deve essere descritto dettagliatamente all'interno dello Stakeholders Management Plan. L'identificazione e il coinvolgimento tempestivo degli stakeholder sono elementi cruciali della pianificazione strategica del progetto e contribuiscono in modo determinante al suo successo.
Il corso contiene una specifica lettura che approfondisce l'importanza della gestione degli stakeholder in un progetto infrastrutturale ed il ruolo dello Stakeholder Manager
Una gestione efficace degli stakeholder è determinante per il successo di un progetto, soprattutto in contesti complessi e altamente regolamentati. Comprendere come identificare, classificare e coinvolgere gli stakeholder strategici è una competenza chiave per ogni project manager.
Nel nostro corso "Principi Essenziali di Project Management e Gestione degli Stakeholder", approfondiamo questi aspetti con un approccio pratico e strutturato, offrendo strumenti per analizzare il contesto progettuale, definire strategie di engagement e ottimizzare le dinamiche organizzative nei progetti complessi.